Secrétaire administratif (m/f)

Luxembourg

Le Centre Jean XXIII – Grand Séminaire est le centre de formation, recherche, dialogue et documentation de l'Église catholique à Luxembourg.

Ses missions sont variées et sont assurées par plusieurs départements: le Grand Séminaire assurant la formation des futurs prêtres et diacres, le Centre de formation diocésain Jean XXIII développant une offre diversifiée pour les besoins de l'Église catholique à Luxembourg, la Luxembourg School of Religion & Society, institut de recherche et de formation travaillant sur le dialogue inter-religieux en société, une Bibliothèque de plus de 150.000 ouvrages, accessible au public, et le Centre d'accueil Jean XXIII mettant à disposition des bureaux pour d'autres cultes, des salles pour des externes et des chambres pour étudiants.

Pour renforcer son équipe administrative, le Centre Jean XXIII – Grand Séminaire recherche un(e) : Secrétaire Administratif (m/f) CDI / temps plein VOTRE MISSION En tant que Secrétaire Administratif, vous jouerez un rôle essentiel dans le soutien administratif du Directeur et du Responsable Administratif et Financier du CJ23.

Vous serez chargé d'assister dans la réalisation des tâches et responsabilités liées au bon fonctionnement des services de support et de l'administration générale.

Vous fournissez également un soutien administratif général et logistique et un suivi organisationnel adapté aux différentes unités du CJ23.

Vous reportez directement au Responsable Administratif et Financier du Centre.

Vos tâches et responsabilités sont variées : 1) Administration générale Coordination et gestion des réunions (préparation de l'ordre du jour, prise de notes, comptes-rendus et procès-verbaux et suivi des actions).

Coordination des événements internes et externes (réunions d'affaires, conférences et séminaires), gestion logistique et préparation des documents nécessaires.

Gestion efficace des calendriers et déplacements du Directeur et du Responsable administratif et financier.

Accueil des visiteurs, gestion des communications internes et externes au niveau du bureau administratif, gestion des appels téléphoniques, courriers électroniques et le courrier postal entrant et sortant.

Gestion des documents administratifs (contrats, rapports, présentations et correspondances), en veillant à leur exactitude et à leur conformité.

Organiser et tenir à jour les archives physiques et électroniques de documents administratifs.

Gérer les fournitures de bureau et des équipements au sein du bureau administratif.

Aider à la planification et à l'exécution des formations internes.

Divers travaux administratifs.

2) Fonction de support avec l'ensemble des responsables des Unités Pour le compte de l'unité Grand Séminaire et en relation avec, mais pas exclusivement, organisation logistique des cours canonique et de formation de séminaristes et des cours Pastoral, y compris le suivi des inscriptions des étudiants, la préparation des documents administratifs liés aux programmes de formation, tels que les programmes de cours, les horaires et les directives.

Pour le compte de l'unité LSRS et en relation avec, mais pas exclusivement, coordination de la communication interne et externe liée aux événements organisés par la LSRS, en assurant la circulation efficace des informations y compris les invitations, les programmes et documents de présentation.

Pour le compte de l'unité Centre d'Accueil et en matière de communication et de coordination spécifiquement, mais pas exclusivement, réservation des salles utilisées pour les cours de formation.

Pour le compte de l'unité Bibliothèque et en relation avec, mais pas exclusivement, la garantie d'une communication et une coordination efficace des activités et événements spéciaux organisés par la Bibliothèque, tels que des expositions, conférences et ateliers.

VOTRE PROFIL : Vous possédez un diplôme de secrétariat ou BTS en gestion administrative ou équivalent ; Vous avez une expérience professionnelle de minimum 5 années, idéalement dans une petite structure et connaissez le contexte économique et social au Luxembourg ; Vous disposez d'excellentes compétences rédactionnelles et de synthèse ; Vous avez un sens aigu du professionnalisme et de la confidentialité ; Reconnu(e) pour votre sens de l'organisation et méthodologie, vous savez gérer plusieurs tâches simultanément et êtes suffisamment réactif(ve) pour vous adapter aux imprévus, vous fonctionnez en mode « gestion de projets » ; Fiable et disponible, aimable et serviable, votre excellent relationnel vous permet d'entretenir des bonnes relations avec tous les collaborateurs et partenaires externes ; Vous maîtrisez les outils informatiques (MS Office) et bureautiques nécessaires à la réalisation de votre travail ; Enfin, vous maîtrisez les langues françaises et anglaises, minimum oral et écrit (niveau C1 pour les 2).

La connaissance du luxembourgeois et de l'allemand constitue un avantage.

Si vous vous reconnaissez dans ce profil et souhaitez rejoindre une équipe polyvalente, nous vous invitons à adresser votre candidature (lettre de motivation obligatoire et CV) au service des Ressources Humaines jusqu'au 15 mai 2024 via jobs.lu.

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